Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: [fecha]

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia (régimen de Habeas Data).

1. Responsable del tratamiento

GC Marketers (Gabriel E. Cruz Hung), con domicilio en Cali, Valle del Cauca, Colombia, es el responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en esta política, en calidad de operador de la plataforma TranscriForense ("la Plataforma").

2. Dos tipos de datos que maneja la Plataforma

Es importante distinguir entre dos categorías de información, porque tienen tratamientos y responsabilidades distintas:

2.1. Datos de la cuenta de usuario

Información sobre las personas que tienen acceso directo a la Plataforma (correo electrónico, contraseña cifrada, historial de uso). Para estos datos, GC Marketers es el Responsable del Tratamiento.

2.2. Contenido procesado por encargo (audios y transcripciones)

El contenido de los audios que el usuario sube a la Plataforma —y las transcripciones generadas a partir de ellos— puede contener datos personales y datos sensibles de terceros (por ejemplo, personas entrevistadas en evaluaciones psicológicas forenses: nombres, situación familiar, información de salud mental, menores de edad mencionados, episodios de violencia, etc.).

Para este contenido, GC Marketers actúa únicamente como Encargado del Tratamiento (procesador técnico), mientras que el usuario de la Plataforma (la persona u organización que realiza las entrevistas) es el Responsable del Tratamiento de los datos contenidos en dichos audios y transcripciones.

Esto significa que:

• El usuario declara y garantiza que cuenta con la autorización previa, expresa e informada de las personas entrevistadas para grabar la entrevista y procesarla mediante herramientas de inteligencia artificial, incluyendo la transferencia internacional de los datos (ver Sección 6).
• GC Marketers no verifica ni puede verificar si dicha autorización existe; es responsabilidad exclusiva del usuario obtenerla y conservar la evidencia de la misma.
• Si el contenido incluye datos sensibles (información de salud, datos de menores, orientación sexual, convicciones religiosas, afiliación política, datos biométricos, entre otros catalogados como sensibles por la Ley 1581 de 2012), el usuario garantiza que cuenta con autorización expresa y escrita para dicho tratamiento, conforme al artículo 6 de dicha ley.

3. Datos que recolectamos directamente

Para el funcionamiento de la cuenta de usuario, recolectamos:

• Correo electrónico.
• Contraseña (almacenada de forma cifrada, nunca en texto plano).
• Metadatos de uso: fecha de creación de transcripciones, nombres asignados a los casos/clientes por el usuario.

No recolectamos datos de pago directamente en esta etapa (se gestiona por fuera de la Plataforma).

4. Finalidades del tratamiento

Los datos descritos en la Sección 3 se utilizan para:

• Permitir el acceso y autenticación del usuario en la Plataforma.
• Prestar el servicio de transcripción y estructuración de audio.
• Generar los documentos de salida (.docx) solicitados por el usuario.
• Brindar soporte técnico cuando sea requerido.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.

El contenido descrito en la Sección 2.2 (audios y transcripciones) se procesa únicamente con la finalidad de generar el resultado solicitado por el usuario (transcripción y estructuración), y no se utiliza para ningún otro propósito, como entrenamiento de modelos propios, publicidad, ni análisis comercial.

5. Almacenamiento y tiempos de conservación

• Audio original: se almacena temporalmente en servicios de almacenamiento en la nube y se elimina automáticamente transcurridos cinco (5) días desde su carga.
• Texto transcrito y estructurado: se almacena en la base de datos de la Plataforma de forma indefinida, hasta que el usuario lo elimine manualmente o solicite su eliminación.
• Datos de la cuenta: se conservan mientras la cuenta esté activa, y se eliminan ante solicitud del titular conforme a la Sección 7.

6. Transferencia y transmisión internacional de datos

Para prestar el servicio, la Plataforma transmite los audios y el texto generado a herramientas de inteligencia artificial y proveedores de infraestructura en la nube ubicados fuera de Colombia (incluyendo Estados Unidos), quienes procesan dicha información conforme a sus propias políticas de privacidad.

Al utilizar la Plataforma, el usuario autoriza expresamente esta transferencia y transmisión internacional, tanto respecto de los datos de su cuenta como, en su calidad de Responsable del Tratamiento, respecto del contenido descrito en la Sección 2.2 — para lo cual el usuario debe contar previamente con la autorización de los titulares de dicha información (las personas entrevistadas), conforme a lo indicado en la Sección 2.2.

7. Derechos del titular de los datos (Habeas Data)

Conforme a la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos son objeto de tratamiento.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación/Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando su tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas.
• Revocatoria de la autorización: revocar el consentimiento otorgado en cualquier momento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

Importante para titulares mencionados en audios/transcripciones (Sección 2.2)

Si usted es una persona cuya entrevista fue grabada y procesada a través de esta Plataforma, sus derechos como titular de datos deben ejercerse directamente ante la organización o profesional que realizó la entrevista (el Responsable del Tratamiento de dicha información), y no ante GC Marketers, quien actúa solo como procesador técnico.

8. Procedimiento para ejercer los derechos (titulares de cuenta)

Los usuarios de la Plataforma (titulares de los datos descritos en la Sección 3) pueden ejercer sus derechos enviando una solicitud a:

[correo de contacto]

La solicitud será atendida dentro de los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012 (15 días hábiles para consultas, 10 días hábiles para reclamos, con posibilidad de prórroga conforme a la ley).

9. Medidas de seguridad

GC Marketers implementa medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción, incluyendo:

• Cifrado de contraseñas.
• Acceso restringido a la Plataforma (sin registro público, por invitación únicamente).
• Eliminación automática de audios temporales tras cinco (5) días.

No obstante, ningún sistema es completamente infalible, y el usuario reconoce los riesgos inherentes a la transmisión de información por medios electrónicos.

10. Menores de edad

La Plataforma no está dirigida a menores de edad como usuarios directos (titulares de cuenta). Sin embargo, el contenido procesado por encargo (Sección 2.2) puede hacer referencia a menores de edad como parte del relato de una entrevista. En estos casos, el Responsable del Tratamiento de dicha información (el usuario de la Plataforma) debe garantizar el cumplimiento de las disposiciones especiales de protección de datos de menores establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006).

11. Modificaciones a esta política

Esta política podrá ser actualizada en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán notificados a los usuarios activos a través de la Plataforma o por correo electrónico.

12. Autorización

El uso de la Plataforma implica la aceptación expresa de esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, así como de los Términos y Condiciones de Uso.

13. Contacto

GC Marketers
[correo de contacto]
[teléfono/WhatsApp de contacto]
Cali, Colombia